Besluit  Gemeenteraad

regelgeving

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur, inzonderheid artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;

Gelet op het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten, inzonderheid de artikelen 54 en 55;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 13 oktober 2006, gewijzigd op 27 juni 2008, houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale kerkbesturen van de erkende erediensten, inzonderheid artikel 39 tot en met artikel 44;

Gelet op de omzendbrief BB-2013/01 van het kabinet van de Vlaamse Minister van Binnenlands Bestuur dd. 1 maart 2013 betreffende de boekhouding van de besturen van de eredienst;

Gelet op de beslissing van 24 februari 2026 van de kerkraad O.L.Vrouw Onbevlekt Peizegem, waarbij de rekening 2025 van de kerkraad werd goedgekeurd;

omschrijving/overwegende

Overwegende dat het centraal kerkbestuur de rekeningen op 17 april 2026 bezorgd heeft aan het gemeentebestuur;

Overwegende dat de jaarrekening sluit met een exploitatieresultaat van 33.087,17 euro en een investeringsresultaat van -28.386,55 euro;

Overwegende dat een deel van de bewijsstukken bij de rekening zijn gevoegd;

motivering

Overwegende dat er op volgende posten kredietoverschrijdingen zijn;

• 2003 versieringen : een overschrijding met 227,76 euro
• 2061 verzekering vrijwilligers : een overschrijding met 16,43 euro
• 2063 verzekering BA : een overschrijding met 55,42 euro
• 2101 nutsvoorzieningen : een overschrijding met 36,24 euro
• 2104 verzekeringen : een overschrijding met 55,87 euro

Overwegende dat de regelgeving de mogelijkheid voorziet om kleinere wijzigingen in de kredieten voor de exploitatie door te voeren met een interne kredietaanpassing. Een bestuur van de eredienst kan zo kredieten verschuiven binnen een hoofdfunctie, zolang de totalen van de hoofdfuncties ongewijzigd blijven. Een interne kredietaanpassing moet niet meteen worden meegedeeld aan het gemeente- of provinciebestuur. Ze moet wel blijken uit de notulen van de vergaderingen van het bestuur. De beslissingen over de interne kredietaanpassing ontbreken in de stukken die bij de jaarrekening zijn gevoegd;

Vanuit het Agentschap Binnenlands Bestuur hebben we de volgende aanbevelingen ontvangen omtrent de boekhoudkundige verwerking van de "valse" factuur : 

De ‘valse’ factuur die betaald werd, moet opgenomen worden als investeringsuitgave; Om deze te onderscheiden van de werkelijke kostprijs van de investeringen aan het kerkgebouw is het raadzaam hiervoor een aparte investeringsfiche aan te maken. 

• Het ten laste nemen van deze verkeerde uitgave door de kerkfabriek moet worden opgenomen als een investeringsontvangst uit de patrimoniumrekening;
• Indien de ‘echte’ factuur ook al werd betaald moet deze als een nieuwe investeringsuitgave worden opgenomen;
• In de Staat van Vermogen moet een vordering ten aanzien van onbekenden worden opgenomen.

Bovendien werden ook nog volgende zaken opgemerkt bij nazicht van de stukken : 

1. Op 10 maart 2025 en op 3 april 2025 zijn overschrijvingen gedaan vanaf de privé rekening van de penningmeester naar leveranciers voor een totaal bedrag van 3.033,29 euro dewelke teruggestort werden op 15 april 2025. De penningmeester gaf hiervoor als uitleg dat de volmachten nog niet in orde waren om deze betalingen vanaf de rekening van de kerkraad te kunnen doen.
2. Aan Engie werden waarborgen (440 en 380 euro) betaald om stopzetting van de contracten te vermijden (deze zitten in de betalingen die de penningmeester van zijn privé rekening gedaan heeft) (stuk 3 en 4) Hier ontbreekt telkens blz 2 van de brief.
3. Er is op verschillende momenten betaald op basis van herinneringen of documenten die geen factuur zijn:  stuk 5, 7,12,18,19 en 20. Niet alleen ontbreekt hierdoor de originele factuur in de boekhouding, maar bestaat het risico dat zowel de factuur als de herinnering verwerkt wordt met het risico op dubbele betalingen. Dit is effectief gebeurd met stuk 19 en 20 dewelke eigenlijk over dezelfde verzekering gaan, maar stuk 19 betrof een eerste herinnering voor 72,71 euro van 17 april 2025 (betaald op 24 mei 2025) en stuk 20 was een laatste herinnering met kosten voor 82,71 euro gedateerd op 20 mei 2025 en betaald op 20 juni 2025. Op 30 juni 2025 heeft de leverancier dan 72,71 euro teruggestort.
4. De valse factuur van bouwwerken De Ruyck gedateerd op 5 april 2025 werd voor 98.972,88 euro betaald aan Assani et Fils op 14 mei 2025. De echte factuur werd nadien aan Bouwwerken De Ruyck betaald in verschillende schijven op 27 augustus voor 40.000 euro op 27 augustus, 10.000 euro op 29 september en 48.972,88 euro op 1 oktober 2025. Deelbetalingen verhogen het risico op fouten alsook dat de leverancier intresten zal eisen voor laattijdige betaling. De vervaldag van deze factuur was 4 mei 2025.
5. Van factuur 420250086 van Bouwwerken De Ruyck gedateerd op 7 mei 2025 en vervallen op 7 juni 2025 voor een bedrag van 25.765,26 euro werd een deelbetaling gedaan van 25.000 euro gedaan op 20 juni 2025. Uit de jaarrekening blijkt dat het saldo van 765,26 euro nog niet betaald is.  Hier speelt hetzelfde risico als hierboven.
6. In de aanvullende nota bij de jaarrekening wordt in de rubriek 2 vermeld dat er onmiddellijk een strafklacht werd neergelegd bij de politie tegen de elektronische fishing en oplichting waarvan de kerkfabriek slachtoffer is geworden. Uit het fraudedossier blijkt echter dat de schatbewaarder op 16 mei 2025 op de hoogte werd gesteld van de fraude en pas op 22 mei 2025 klacht heeft neergelegd;

Overwegende dat het in de huidige stand van zaken van het fraudedossier onmogelijk is om te oordelen over de verantwoordelijkheid van de schatbewaarder;