Terug
Gepubliceerd op 16/12/2025

Besluit  Gemeenteraad

ma 15/12/2025 - 20:30

Retributie op het afleveren van administratieve stukken

Aanwezig: Nathalie Hellinckx, Schepen-Voorzitter
Maarten Mast, Burgemeester
David De Valck, Dirk Blomme, Steven Elpers, Reinhoud De Bosscher, Schepenen
Joris Verspecht, Lien Casier, Toon Luypaert, Toon Dours, Jean De Block, Stefaan Van Den Eynde, Luc Robberechts, Luc Vrijders, Michiel De Potter, Ana Lara Valdes, Marieke Vrydag, Simon Graind'Orge, Martine Devis, Niki De Proft, Tim De Ridder, Wim Gerarts, Nathalie Vyt, Jeannine Van de Vreken, Lieven Vanderstappen, Raadsleden
Chris Van den Bossche, Algemeen directeur

Er wordt met ingang van 1 januari 2026 en eindigend op 31 december 2031 een retributie geheven op het afleveren door het gemeentebestuur van administratieve stukken.

regelgeving

Gelet op de gecoördineerde Grondwet, artikel 41, 162 en 173;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur, artikel 40 en 41;

Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen;

Gelet op de wet van 21 december 2013 houdende het consulair wetboek;

Gelet op het decreet van 5 april 2019 houdende de tegemoetkoming in de schade die aangericht is door rampen in het Vlaamse Gewest;

Gelet op het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten, zoals gewijzigd;

Gelet op het koninklijk besluit van 23 maart 1998 betreffende het rijbewijs, zoals gewijzigd;

Gelet op het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten, zoals gewijzigd;

Gelet op het ministerieel besluit van 20 juli 2005 tot bepaling van de betalingswijze van de in het koninklijk besluit van 23 maart 1998 betreffende het rijbewijs bepaalde retributies;

Gelet op de omzendbrief van 8 december 2023 houdende implementatie elektronische verblijfsdocumenten voor vreemdelingen jonger dan 12 jaar;

omschrijving/overwegende

Overwegende de jaarlijkse indexering van de tarieven van de vergoedingen ten laste van de gemeente voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten, de elektronische identiteitsdocumenten voor Belgische kinderen onder de twaalf jaar en de kaarten en verblijfsdocumenten, afgeleverd aan vreemde onderdanen;

Overwegende dat de aanmaakkosten voor identiteitskaarten bepaald worden door de FOD Binnenlandse zaken;

Overwegende dat de aanmaakkosten, de consulaire heffing en de leveringsprijs voor reispassen bepaald worden door de FOD Buitenlandse Zaken;

Overwegende dat naar aanleiding van de lancering van het thuisloket op de gemeentelijke website een aantal administratieve stukken via een E-loket zullen kunnen aangevraagd worden en de gemeente het gebruik hiervan wil aanmoedigen;

Overwegende dat de aanmaakkosten voor identiteitskaarten bepaald worden door de FOD Binnenlandse zaken;

Overwegende dat de aanmaakkosten, de consulaire heffing en de leveringsprijs voor reispassen bepaald worden door de FOD Buitenlandse Zaken;

Overwegende dat er PC’s ter beschikking staan voor de bevolking in de bibliotheek te Merchtem via dewelke inwoners die niet over een PC beschikken toch via het E-loket aanvragen kunnen doen;

Overwegende de modaliteiten van de spoedprocedures voor de uitreiking van elektronische identiteitsdocumenten in 2017 en de afschaffing van de uitreiking van voorlopige identiteitsdocumenten in de provincies vanaf 15 januari 2016;

Overwegende dat het gerechtvaardigd is om een billijke financiële tussenkomst te vragen van alle belanghebbenden op het grondgebied van de gemeente gelet op de financiële toestand van de gemeente en de wettelijke verplichting om een financieel evenwicht te handhaven;

Overwegende dat voor identiteits- en verblijfsdocumenten en paspoorten steeds gebruik wordt gemaakt van de digitale toepassing live-enrollment dat gratis ter beschikking gesteld werd. Enkel producten waarvoor geen gebruik kan gemaakt worden van live-enrollment, kan de burger beroep doen op de pasfotocabine;

financiële impact

Overwegende dat de ontvangsten voorzien zijn in het meerjarenplan 2026-2031;

Publieke stemming
Aanwezig: Nathalie Hellinckx, Maarten Mast, David De Valck, Dirk Blomme, Steven Elpers, Reinhoud De Bosscher, Joris Verspecht, Lien Casier, Toon Luypaert, Toon Dours, Jean De Block, Stefaan Van Den Eynde, Luc Robberechts, Luc Vrijders, Michiel De Potter, Ana Lara Valdes, Marieke Vrydag, Simon Graind'Orge, Martine Devis, Niki De Proft, Tim De Ridder, Wim Gerarts, Nathalie Vyt, Jeannine Van de Vreken, Lieven Vanderstappen, Chris Van den Bossche
Voorstanders: Nathalie Hellinckx, Maarten Mast, David De Valck, Dirk Blomme, Steven Elpers, Reinhoud De Bosscher, Joris Verspecht, Lien Casier, Toon Luypaert, Toon Dours, Jean De Block, Stefaan Van Den Eynde, Luc Robberechts, Luc Vrijders, Michiel De Potter, Ana Lara Valdes, Marieke Vrydag, Simon Graind'Orge, Martine Devis, Niki De Proft, Tim De Ridder, Wim Gerarts, Nathalie Vyt, Jeannine Van de Vreken, Lieven Vanderstappen
Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
besluit

Artikel 1

Er wordt met ingang van 1 januari 2026 en eindigend op 31 december 2031 een retributie geheven op het afleveren van administratieve stukken door het lokaal bestuur;

Artikel 2

De retributie is verschuldigd door de natuurlijke- of rechtspersoon aan wie het stuk wordt afgeleverd;

Artikel 3

Het bedrag van de retributie wordt vastgesteld als volgt:

a) Op de identiteitskaarten/verblijfskaarten en papieren verblijfsdocumenten

  1. Elektronische identiteitskaart voor Belgen: 9 euro (duplicaat: 9 euro);
  2. Elektronische vreemdelingenkaarten: 9 euro (duplicaat 9 euro);
  3. Kids ID (Belgen): 3 euro (duplicaat 3 euro);
  4. Elektronische verblijfsdocumenten voor vreemdelingen jonger dan 12 jaar: 3 euro (duplicaat 3 euro);
  5. Spoedprocedure gemeente:
    • Elektronische identiteitskaart voor Belgen: 17 euro;
    • Elektronische vreemdelingenkaart: 17 euro;
    • Kids ID (Belgen): 17 euro;
    • Elektronische verblijfsdocumenten voor vreemdelingen jonger dan 12 jaar: 17 euro;
  6. Spoedprocedure Brussel:
    • Elektronische identiteitskaart voor Belgen: 17 euro;
    • Kids ID (Belgen): 17 euro;
  7. Documenten verblijfsprocedures:
    1. Bijlage 3 - attest in ontvangstname: 20 euro;
    2. Bijlage 3 en 3ter: aankomstverklaring en melding van aanwezigheid: 20 euro;
    3. Bijlage 3 bis en bijlage 32 -verbintenis tot tenlasteneming en verbintenis tenlasteneming student: 20 euro;
    4. Bijlage 4 -attest van immatriculatie: 20 euro;
    5. Bijlage 15 -attest voorlopig verblijf: 20 euro;
    6. Bijlage 15bis en bijlage 41bis: 20 euro;
    7. Bijlage 16 en 16bis - aanvraag machtiging tot vestiging of tot het bekomen status langdurig ingezetene: 20 euro;
    8. Bijlage 19 - aanvraag verklaring van inschrijving: 20 euro;
    9. Bijlage 19ter - aanvraag verblijfskaart van een familielid van een burger van de EU: 20 euro;3
    10. Bijlage 22 - aanvraag duurzaam verblijf: 20 euro;
    11. Bijlage 33 - verblijfsdocument student: 20 euro;
    12. Bijlage 35 - bijzonder verblijfsdocument: 20 euro;
    13. Bijlage 41bis - bewijs van ontvangst aanvraag machtiging tot verblijf: 20 euro;
    14. Bijlage 49 - attest arbeidsmigrant: 20 euro;
  8. Heraanvragen pin-en pukcode voor EID: 5 euro;

b) Op de afgifte van reispaspoorten, reisdocumenten vluchtelingen/staatlozen/vreemdelingen:

  1. Gewone procedure meerderjarigen: 25 euro;
  2. Gewone procedure minderjarigen: 10 euro;
  3. Spoedprocedure meerderjarigen: 25 euro;
  4. Spoedprocedure minderjarigen: 10 euro;
  5. Superdringende procedure gemeente meerderjarigen: 25 euro;
  6. Superdringende procedure gemeente minderjarigen: 10 euro;

c) Op de afgifte van rijbewijzen in kaartmodel: 7 euro;

d) Op de afgifte van internationale rijbewijzen: 7 euro;

e) Op de afgifte van trouwboeken - één exemplaar: 50 euro (duplicaat: 30 euro);

f) Huwelijksceremonie inclusief trouwboekje/receptie:

  • Huwelijk tijdens de vaste standaarduren (vrijdagnamiddag): 100 euro;
  • Huwelijken buiten de standaarduren: 200 euro;

g) Wettelijk samenwonen:

  • Afsluiten wettelijke samenwoning: 20 euro;
  • Beëindigen wettelijke samenwoning: 20 euro;
  • Eenzijdige beëindiging wettelijke samenwoning: 20 euro + kostprijs gerechtsdeurwaarder;

h) Op de afgifte van slachtbewijzen: 15 euro;

i) Vlaggen:

  • Vlaams-Brabant 100x150 cm: 15 euro;
  • Vlaams-Brabant 150x200 cm: 25 euro;
  • België 100x150 cm: 15 euro;
  • Europa 100x150 cm: 15 euro;
  • Vlaamse Gemeenschap 100x150 cm: 15 euro;
  • Vlaamse Gemeenschap 150x200 cm: 25 euro;
  • Gemeente Merchtem 100x150 cm: 15 euro;
  • Gemeente Merchtem 150x200 cm: 25 euro;

j) Kostprijs hoesje identiteitskaart: 0,25 euro;

k) Pasfoto’s: digitale pasfoto’s gratis; foto’s pasfotocabine : 8 euro per 6 foto’s;

Bovenop de gemeentelijke retributie zal bij het afleveren van de administratieve stukken steeds de door andere overheidsdiensten aan het gemeentebestuur opgelegde kostprijs integraal doorgerekend worden;

Artikel 4

Zijn van de retributie vrijgesteld:

  1. de stukken die in uitvoering van een wet, een decreet of van gelijk welk reglement door het gemeentebestuur kosteloos moeten worden afgeleverd;
  2. de stukken die als dusdanig reeds het voorwerp zijn van de heffing van een belasting, retributie of recht ten voordele van de gemeente krachtens een wet, een decreet, een algemeen of provinciaal reglement of een bijzonder gemeentelijk reglement, waarbij uitzondering wordt gemaakt voor de rechten die met het afgeven van reispassen belaste gemeenten ambtshalve toekomen volgens tarieven gevoegd bij de wet houdende het Consulair Wetboek;
  3. geldigheidsverklaring van aanvraagformulieren voor reductiekaarten voor grote gezinnen;
  4. de stukken die afgeleverd worden aan behoeftige personen. De behoeftigheid wordt door ieder overtuigend bewijsstuk gestaafd;
  5. de machtiging betreffende godsdienstige of politieke manifestaties;
  6. de machtiging betreffende activiteiten die als dusdanig reeds het voorwerp uitmaken van een belasting of retributie ten voordele van de gemeente;
  7. de inlichtingen en stukken gevraagd door administratieve of gerechtelijke overheden, hetzij door instellingen van openbaar nut;
  8. alle stukken die vereist zijn voor eenieder die verklaart dat voormelde stukken dienen te worden voorgelegd om een tewerkstelling te bekomen, te kunnen solliciteren of aan examens of proe­ven deel te nemen met het oog op een eventuele aanwerving;
  9. de stukken die afgeleverd worden met het oog op de samenstelling van het dossier dat overeenkomstig de wet van 12 juli 1976 betreffende het herstel van zekere schade veroorzaakt aan private goederen door natuurrampen moet ingediend worden bij het Rampenfonds teneinde een vergoeding te bekomen voor de geleden schade;
  10. de stukken die via het E-Loket afgeleverd worden;

Artikel 5

De retributie moet contant betaald worden bij de aanvraag. De verzendingskosten voor het rechtstreeks afleveren van administratieve stukken aan particulieren zijn terugvorderbaar.

Artikel 6

Bij gebrek aan betaling in der minne, zal de retributie burgerrechtelijk ingevorderd worden voor wat betreft het betwiste gedeelte. De invordering van het niet-betwiste gedeelte zal door middel van een dwangbevel, voorzien in artikel 177 van het decreet over het lokaal bestuur, geschieden;

Artikel 7

Dit besluit wordt overeenkomstig artikel 286 van het decreet over het lokaal bestuur afgekondigd en bekendgemaakt