Notulen  Gemeenteraad

regelgeving

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur, artikel 40 en 41;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur, artikel 302 en 303;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 25 augustus 2017 houdende reglement klachtenbehandeling;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 november 2011 houdende klachtenbehandeling: goedkeuring reglement en procedure;

Gelet op het positief advies van het mat van 1 juni 2021;

Gelet op de procesbeschrijving klachtenbehandeling als bijlage bij dit besluit;

omschrijving/overwegende

Overwegende dat het lokaal bestuur Merchtem hoge kwaliteitsnormen hanteert in zijn dienstverlening, wat niet wil zeggen dat er geen frustraties kunnen ontstaan over timing, de inhoud van een beslissing, de wijze van uitvoering etc.;

Overwegende dat klachten beschouwd worden als een leermoment voor de organisatie;

Overwegende dat er voor een aantal beleidsdomeinen een decretaal of wettelijk voorgeschreven procedure bestaat om een bezwaar of klachten in te dienen;

Overwegende dat in dat geval de procedure steeds omschreven is in de kennisgeving van de beslissing;

Overwegende dat voor andere materies het lokaal procedure zelf een systeem van klachtenbehandeling moet organiseren;

Overwegende dat zowel het gemeentebestuur als het OCMW en het AGB eenzelfde systeem van klachtenbehandeling dienen te hanteren;

Overwegende dat het systeem van klachtenbehandeling moet georganiseerd worden op ambtelijk niveau en maximaal onafhankelijk moet zijn van de dienst waarop de klacht betrekking heeft;

regelgeving

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur, artikel 40 en 41;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur, artikel 217, 218 en 219;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 17 juni 2019 houdende goedkeuring kader organisatiebeheersing;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 juni 2019 houdende goedkeuring kader organisatiebeheersing;

omschrijving/overwegende

Gelet op het kader organisatiebeheersing zoals uitgewerkt in het aangepaste document "Organisatiebeheersing - van 'Interne controle' tot 'Organisatiebeheersing'" als bijlage bij dit besluit;

Overwegende dat Audit Vlaanderen tussen oktober 2019 en december 2019 een organisatie-audit heeft uitgevoerd en de organisatie aanbeval om het kader voor organisatiebeheersing minstens aan te vullen met:

• met welke periodiciteit en op welke manier de organisatie wil stil staan bij haar eigen werking (via periodieke zelfevaluatie, een doorlichting door een externe partij, enz.);
• hoe de algemeen directeur minstens jaarlijks rapporteert aan het college/vast bureau en de raden over de mate waarin risico's beheerst zijn, alsook de manier waarop de organisatie verder omgaat met het beheersen van hun risico's;

Gelet op het document "Rapportering over de organisatiebeheersing" opgemaakt door de algemeen directeur, als bijlage bij dit besluit;

Overwegende de bespreking in het MAT van 1 juni 2021;

regelgeving

Gelet op het decreet lokaal bestuur;

omschrijving/overwegende

Overwegende de gemeente een afgevaardigde dient aan te duiden voor de algemene vergadering van de Gemeentelijke Holding NV in vereffening;

Gelet op het aangetekend schrijven d.d. 26 mei 2021 van de Gemeentelijke Holding NV in vereffening met de oproep voor de algemene vergadering van 30 juni 2021 met volgende agendapunten:

1. Bespreking van de werkzaamheden van de vereffenaars over het boekjaar 2020
2. Bespreking door de vereffenaars van de jaarrekening over het boekjaar 2020
3. Bespreking van het jaarverslag van de vereffenaars over het boekjaar 2020 inclusief beschrijving van de vooruitgang van de vereffening en redenen waarom de vereffening nog niet kon worden afgesloten
4. Bespreking van het verslag van de commissaris over de jaarrekening over het boekjaar 2020
5. Vraagstelling

regelgeving

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids-en beheerscyclus van de gemeenten, de  provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, gewijzigd bij besluit van de Vlaamse regering van 23 november 2012.

Gelet op het ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, gewijzigd bij ministerieel besluit van 26 november 2012.

Gelet op artikels 41, 249, 260 en 261 van het Decreet over het lokaal bestuur.

omschrijving/overwegende

Gelet op de notulen van het college van burgemeester en schepenen d.d. 3 juni 2021, houdende goedkeuring jaarrekening 2020;

Gelet op de notulen van de commissie Financiën - Algemene Zaken d.d. 15 juni 2021, houdende goedkeuring jaarrekening 2020;

Gelet op de notulen van het managementteam van 1 juni 2021, houdende het advies over de jaarrekening 2020;

regelgeving

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids-en beheerscyclus van de gemeenten, de  provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, gewijzigd bij besluit van de Vlaamse regering van 23 november 2012.

Gelet op het ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, gewijzigd bij ministerieel besluit van 26 november 2012.

Gelet op artikels 41, 249, 260 en 261 van het Decreet over het lokaal bestuur.

omschrijving/overwegende

Gelet op de notulen van het college van burgemeester en schepenen d.d. 3 juni 2021, houdende goedkeuring jaarrekening 2020;

Gelet op de notulen van de commissie Financiën - Algemene Zaken d.d. 15 juni 2021, houdende goedkeuring jaarrekening 2020;

Gelet op de notulen van het managementteam van 1 juni 2021, houdende het advies over de jaarrekening 2020;

regelgeving

Gelet op artikel 177, 266 en 267 van het Decreet over het lokaal bestuur;

omschrijving/overwegende

In de betrokken periode dient er een visum gevraagd worden voor alle uitgaven boven 8.500€ excl. BTW behalve deze die uitgesloten zijn van de visumverplichting.

regelgeving

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;

Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen;

Gelet op de wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties;

Gelet op het koninklijk besluit van 21 december 2013 tot vaststelling van de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van de ambtenaar belast met de oplegging van de administratieve geldboete en tot inning van de boetes in uitvoering van de wet betreffende de gemeentelijke administratieve sancties;

Gelet op de thans van kracht zijnde statuten van Haviland zoals gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad op 21 november 2019;

omschrijving/overwegende

Overwegende dat overeenkomstig artikel 4 van haar statuten Haviland tot doel heeft haar deelnemers bij te staan bij de uitvoering van hun taken door het verlenen van ondersteunende diensten, door de samenwerking tussen de gemeenten te bevorderen en door de ontwikkelingsinitiatieven in het belang van de groep van de aangesloten gemeenten en de regio ervan te nemen en/of te bestendigen binnen bepaalde beleidsdomeinen, waaronder de gemeentelijke administratieve sancties; dat deze dienstverlening volgens artikel 5 van deze statuten onder meer de vorm kan aannemen van diensten voor één of meer deelnemers waarvoor exclusiviteit verleend wordt en dit op basis van een kosten- en expertisedelend principe;

Gelet op de mogelijkheid van Haviland om, conform hogervermelde statuten, diensten te leveren in het belang van de aangesloten gemeenten en het feit dat de aanduiding van een intergemeentelijk sanctionerend ambtenaar ontegensprekelijk als een dergelijke dienst dient beschouwd te worden;

Overwegende dat de gemeente Merchtem als deelnemer van Haviland als dienstverlenende vereniging in de mogelijkheid is om beroep te doen op de diensten van haar intercommunale, alsook diensten in exclusiviteit kan geven aan Haviland;

Overwegende dat de gemeenteraad van de gemeente Merchtem op 28 november 2016 met Haviland een samenwerkingsovereenkomst voor de dienstverlening van een sanctionerend ambtenaar heeft goedgekeurd; dat deze overeenkomst verlengd werd op 22 februari 2021; dat deze overeenkomst werd gesloten voor een periode van 1 maart 2021 tot 31 december 2021 en op de vervaldag telkens stilzwijgend verlengd wordt met 1 jaar;

Overwegende dat Haviland te allen tijde de dienstverlening aan de vennoten wenst te verzekeren en aldus voorziet in bijkomende personeelsleden die de in artikel 1, §4 en artikel 3 van het koninklijk besluit van 21 december 2013 tot vaststelling van de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van de ambtenaar belast met de oplegging van de administratieve geldboete en tot inning van de boetes in uitvoering van de wet betreffende de gemeentelijke administratieve sancties bedoelde opleiding hebben gevolgd;

Dat het in artikel 1, §6 van hetzelfde koninklijk besluit bedoelde advies van de procureur des konings werd ingewonnen en dat een gunstig advies werd verleend per schrijven van 6 mei 2021;

Dat de bijkomende sanctionerend ambtenaren dan ook kunnen worden aangesteld door de gemeenteraad;

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen;

regelgeving

Gelet op artikel 28 van de Grondwet;

Gelet op artikel 304 § 2 en 5 van het decreet lokaal bestuur d.d. 22 december 2017 zoals gewijzigd;

omschrijving/overwegende

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 houdende vaststelling huishoudelijk reglement gemeenteraad;

Gelet op artikels 39 en 40 van dit huishoudelijk reglement m.b.t. verzoekschriften;

Gelet op het aangetekend verzoekschrift  ingediend d.d. 9 april 2021 door WARM Merchtem, p.a. Hans Ingels, Peperstraat 63 te 1785 Merchtem;

Gezien de gemeenteraad binnen 3 maanden na de indiening van het verzoekschrift een gemotiveerd antwoord dient te verstrekken aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen is ondertekend, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, zijnde de heer Hans Ingels;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing d.d. 26 april 2021 houdende kennisname van het verzoekschrift;

Gezien verzoeker vraagt om grondig over de volgende 17 punten te debatteren en apart ter stemming te brengen:

1. Het participatie/consultatieproces aangepast, verlengd en volledig transparant/openbaar gemaakt wordt om een genuanceerder debat toe te laten. Dit uiteraard met het nodige respect voor de privacy;
2. Transparant alle mogelijke maatregelen te willen nemen/acties te ondernemen die ervoor zorgen dat er een nieuw voorontwerp van mobiliteitsplan ter consultatie aan de bevolking wordt voorgelegd (o.a. bevestiging van spoor 2 of wordt het toch spoor 1, en de hierbij horende argumentatie). Indien spoor 2 toch behouden blijft, vragen we om een grondig in diepte uitgewerkte verbredings- en verdiepingsmatrix op te stellen;
3. Om dit te bewerkstelligen dienen de verkeersmetingen opnieuw uitgevoerd worden post-Covid om de realiteit te weerspiegelen;
4. We vragen om af te stappen van een autoluw centrum, maar wel degelijk een correcte en eerlijke spreiding van de lasten te bewerkstelligen. Hierdoor blijft het centrum per wagen vlot bereikbaar en worden de lasten billijk verdeeld en niet enkel afgewimpeld op de bewoners die langs de beoogde Noord- en Zuidas wonen;
5. Het voorontwerp van een mobiliteitsplan wordt duidelijk en transparant gekoppeld aan het beleid inzake ruimtelijke ordening (o.a. analyse/impact ruimtelijke planning in Merchtem op mobiliteit en andere dossiers, verbetervoorstellen en verwachte resultaten van die voorstellen, overzichtstabel,...);
6. Het expliciet opnemen van vrachtverkeer/zwaar transport met daarin o.a.: hoe wordt de kanalisatie beoogd, hoe gaat men vrachtwagens weren uit Merchtem, het invoeren en handhaven van tonnenmaat, het invoeren van tolheffing,... Dit alles uiteraard op basis van waarheidsgetrouwe relevante meetgegevens;
7. De veiligheid van fietsers overal gegarandeerd wordt door het aanleggen van volwaardige gescheiden fietspaden en dus niet langer nog fietssuggestiestroken aan te leggen;
8. Het uitbreiden van de zone 30 over het ganse betrokken gebied (= bebouwde kom Merchtem);
9. Het verzorgen/installeren van structurele en permanente controlemaatregelen (bijv. trajectcontrole, slimme verkeersborden,...), bovenop de voorziene gemeenschapswachten;
10. Er dient gestreefd te worden om alle schoolomgevingen even veilig te maken (inclusief die wegen en kruispunten die de schoolgaande jeugd gebruikt om hun school te vervoegen). Dit grondig en transparant voor te bereiden door minstens een aantal openbare plenaire (online) meetings te houden met alle betrokken schooldirecties;
11. Het parkeerbeleid wordt herzien door het minder of zelfs niet schrappen van de bestaande parkeerplaatsen. Indien er plaatsen geschrapt worden, dan dient dit te geargumenteerd te gebeuren. De toegang tot de stationsparking moet ook kunnen gebeuren via het stationsplein;
12. Het openbaar vervoer correct bestudeerd wordt en waarbij concrete en structurele maatregelen worden voorgesteld, om deze transportwijze aan belang te doen winnen;
13. Er daadwerkelijk rekening gehouden wordt met de noden van de betrokken/getroffen middenstand en de vrije beroepen en dit door minstens een aantal openbare plenaire (online) meetings te houden;
14. In het voorontwerp dienen de beoogde doelstellingen duidelijk te gekoppeld te worden aan de voorgestelde acties (welke acties/voorstellen dragen bij tot het behalen van welke doelstellingen...) EN een relatietabel opgesteld te worden om duidelijk de aandachtspunten per thema (routes zwaar vervoer, ruimtelijke planning, leefbaarheid, veiligheid...) op te kaderen/linken;
15. We vragen dat alle voorstellen/acties/ingrepen opgelijst worden in een overzichtstabel en dit per straat (inclusief de vooropgestelde timing van uitvoering en de voorziene budgettering). Aan deze tabel wordt een kaart gevoegd met waarop alle ingrepen duidelijk zichtbaar/leesbaar vermeld staan;
16. Het toevoegen van een risicoanalyse aan het nieuwe plan, met daarin de vermoedelijke risico's en beoogde positieve gevolgen die deze ingrepen/acties met zich mee zullen brengen voor de betrokken straat, zijstraten en het totale plan. Alle aandachtspunten/aangehaalde knelpunten van de projectstuurgroep (PSG) dienen deel uit te maken van deze risicoanalyse met daarbij een duidelijke argumentatie waarom bepaalde pijnpunten die naar voor geschoven werden in de PSG niet weerhouden werden in het mobiliteitsplan en/of waarom er geen oplossingen voor geformuleerd werden.
17. Indien er geopteerd wordt om niet in te gaan op de vragen geformuleerd in punten 1 t.e.m. 4, vragen we om de voorstellen 5 t.e.m. 16 toe te passen/uit te voeren op het door de gemeenteraad gekozen voorontwerp;

regelgeving

Gelet op de bepalingen opgenomen in het decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 41;

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

omschrijving/overwegende

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing houdende goedkeuring aankoop van twee percelen grond gelegen ter hoogte van Langeveldemolen, kadastraal gekend als afdeling 1, sectie E, nr. 197a en afdeling 2, sectie H, nr. 518c;

motivering

Gelet op het ontwerp van akte opgemaakt door Steven Podevyn/Robbe Tack, notarissen te Merchtem voor de aankoop van twee percelen grond gelegen ter hoogte van Langeveldemolen, kadastraal gekend als 1ste afdeling, sectie E, nummer 0197AP0000 en 2de afdeling, sectie H, nummer 0518CP0000;

financiële impact

Gelet op het visum afgeleverd door Kris Droesbeke, financieel directeur;

regelgeving

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd;

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, zoals gewijzigd;

omschrijving/overwegende

Gezien het perceel grond gelegen Nieuwelaan, afdeling 3, sectie G, nummer 57A, eigendom is van de gemeente;

Gelet op de omgevingsvergunning voor het verkavelen van een perceel in 5 loten, vier loten voor een halfopen bebouwing en één lot dat uit de verkaveling wordt gesloten, afgeleverd door het college van burgemeester en schepenen op 4 februari 2021 (OMV_2020124502 - VK 773);

Gelet op de splitsing overeenkomstig artikel 5.2.2 van de Vlaamse Codex RO, aangeboden door notarissen Podevyn-Tack waarbij het lot dat uit voorgaande verkaveling werd gesloten, wordt opgesplitst in vier loten, zijnde lot 1b, lot 2b, lot 3b en lot 4b;

motivering

Gezien het wenselijk is om de acht loten te koop aan te bieden via de procedure Biddit, het voorste en achterste lot dient telkens door dezelfde kandidaat-koper aangekocht te worden, er worden vier kopen voorzien:

• Koop 1: lot 1 en lot 1b;
• Koop 2: lot 2 en lot 2b;
• Koop 3: lot 3 en lot 3b;
• Koop 4: lot 4 en lot 4b;

financiële impact

Gelet op het proces-verbaal van schatting opgemaakt door Herwig De Smedt op 7 mei 2021;

regelgeving

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 36, en latere wijzigingen;

Gelet op het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;

Gelet op het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, en latere wijzigingen;

Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, zoals gewijzigd;

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht, en latere wijzigingen;

omschrijving/overwegende

Overwegende dat in het kader van de opdracht “Aanleggen en vernieuwen asfaltwegen - dienstjaar 2021” een bijzonder bestek met nr. AD/OL/ASFALTWEGEN/2021/46 werd opgesteld door de Aankoopdienst;

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 228.800,00 euro exclusief btw of 276.848,00 euro inclusief 21% btw;

Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure;

financiële impact

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het budget van 2021, op budgetcode 0200-00/2240000/BESTUUR/CBS/0/IP-6 (ACT-68) van het investeringskrediet;

regelgeving

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 36, en latere wijzigingen;

Gelet op het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;

Gelet op het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, en latere wijzigingen;

Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, zoals gewijzigd;

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht, en latere wijzigingen;

omschrijving/overwegende

Gezien op verschillende plaatsen binnen de gemeente fietspaden in rode asfalt dienen aangelegd of hersteld te worden;

Overwegende dat in het kader van de opdracht “Aanleggen van fietspaden in rode asfalt - dienstjaar 2021” een bijzonder bestek met nr. AD/OW/FIETSPADEN/2021/8 werd opgesteld door de Aankoopdienst;

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 574.075,00 euro exclusief btw of 694.630,75 euro inclusief 21% btw;

Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure;

financiële impact

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het budget van 2021, op budgetcode 0200-00/2240000/BESTUUR/GR/0/IP-5 (ACT-60) van de investeringskrediet  en dat de financiering gebeurt met eigen middelen;