De gemeenteraad,
Gelet op de grondwet, meer bepaald artikel 170 § 4;
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur, artikel 40 en 41;
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019 houdende de retributie op het gebruik van gemeentelijke materialen;
Overwegende de frequentie waarmee het lokaal bestuur allerhande evenementen organiseert;
Overwegende de vraag van particulieren tot het huren en gebruiken van de gemeentelijke materialen naar aanleiding van bijvoorbeeld buurt- of andere feestelijkheden en evenementen;
Overwegende de aankoop van 25 mobiele fietsstallingen waarvan er 15 aan de lijst van uit te lenen materialen moeten worden toegevoegd;
Overwegende dat er extra verkeersborden kunnen worden uitgeleend;
Overwegende dat de kiosk in de lijst van uit te lenen materialen vervangen wordt door een podiumwagen;
Overwegende de evaluatie van het bestaande reglement door de diensten van het lokaal bestuur;
Artikel 1
Het lokaal bestuur leent volgende materialen uit voor de organisatie van evenementen:
Materialen van categorie 1:
Materialen van categorie 2:
De uitgeleende materialen kunnen in principe enkel worden aangewend door inwoners, een erkende vereniging of instantie van de gemeente Merchtem. Van deze regel kan enkel worden afgeweken na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen;
In het kader van onderlinge samenwerking kunnen gemeentelijke materialen ook worden uitgeleend aan andere openbare besturen;
Artikel 2
De aanvraag dient te gebeuren door middel van het formulier: “materieel uitlenen” beschikbaar gesteld op de website www.merchtem.be en vermeldt minstens de begin- en einddatum van de ontlening, het gewenste materiaal en de naam en het adres van de verantwoordelijke. De verantwoordelijke stelt zich persoonlijk borg voor de naleving van het reglement;
De aanvraag wordt ten vroegste 6 maanden en ten laatste 21 werkdagen voor het afhalen van de materialen ingediend;
Artikel 3
De aanvragen worden behandeld naar chronologie van ontvangst van het aanvraagformulier;
Het materiaal wordt toegezegd door het schepencollege of door zijn aangestelde onder uitdrukkelijk voorbehoud van beschikbaarheid;
Artikel 4
De materialen van categorie 1 worden door de diensten van het lokaal bestuur afgeleverd en opgehaald;
De materialen van categorie 2 worden bij voorkeur door de ontlener zelf afgehaald en teruggebracht op de met het lokaal bestuur afgesproken plaats, dag en uur. Er worden geen materialen geleverd of opgehaald buiten de diensturen;
De materialen worden door de ontlener proper en juist gestapeld teruggegeven. Wanneer het materiaal door de gemeentediensten moet worden opgehaald, dient er steeds een vertegenwoordiger van de ontlener aanwezig te zijn;
Artikel 5
Annulatie van een aanvraag is mogelijk mits versturen van een annulatiebericht naar snelloket.cn@merchtem.be en dat ten laatste 3 dagen vóór de uitleendatum;
Wanneer de gemeentelijke diensten geen tijdige annulatie ontvangen hebben, kan het college van burgemeester en schepenen behoudens overmacht besluiten om de aanvrager of de organisatie waarvoor hij de aanvraag heeft ingediend gedurende één jaar geen materiaal te ontlenen. De ontlener wordt desgevallend uitgenodigd voor een hoorzitting;
Artikel 6
Bij goederen van grote waarde strekt het tot aanbeveling dat de ontlener een verzekering afsluit;
Artikel 7
Het ontleende materieel mag niet onderverhuurd of in bruikleen aan derden gegeven worden;
De ontlener dient het materiaal te beheren als een goede huisvader;
Artikel 8
Het lokaal bestuur is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen of beschadiging van andere materialen, goederen en eigendommen door het gebruik van materiaal van het lokaal bestuur;
Artikel 9
Bij het terugbrengen van de ontleende goederen controleren de diensten van het lokaal bestuur de goederen op eventuele beschadigingen;
De diensten van het lokaal bestuur beschikken over zeven kalenderdagen, de dag van het terugbrengen niet meegerekend, om niet onmiddellijk zichtbare schade vast te stellen. Desgevallend stellen ze de ontlener hiervan in kennis;
De ontlener verbindt er zich toe het lokaal bestuur onmiddellijk in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen bij het gebruik van het materiaal, ook indien de ontlener hiervoor niet verantwoordelijk is;
De ontlener mag in geen geval overgaan tot zelf herstellen of laten herstellen van de eventuele schade;
De ontlener wordt eigenaar van het goed wanneer de diensten van het lokaal bestuur vaststellen dat het onherstelbaar beschadigd is;
Artikel 10
De ontleners van de uitleendienst verklaren zich akkoord met dit reglement door ondertekening van het uitleenformulier;
In alle gevallen die niet in dit reglement voorzien zijn beslist het college van burgemeester en schepenen;
Artikel 11
Het gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019 houdende de retributie op het gebruik van gemeentelijke materialen wordt opgeheven;
Artikel 12
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 maart 2022 en wordt overeenkomstig artikel 286 van het decreet over het lokaal bestuur afgekondigd en bekendgemaakt.